そう感じたまま、AIツールや自動化サービスの情報を見比べている。小さな会社ではよくある状態です。ただ、そこから始めると遠回りになります。
全部をまとめて効率化する必要もありません。この記事では、まず見直しやすい10の仕事と、その仕事をやめる・減らす・任せる・自動化するのどれで扱うかを決める順番を整理します。読み終えたときに、次にやることが1つ決まっている状態を目指します。
業務効率化は
「ツール探し」から始めない
ツールを先に決めると、次のような結果になりがちです。
- 話題のAIツールを契約したが、どの仕事に使うか決まらないまま放置している
- 多機能なシステムを入れたが、ほとんどの機能を触っていない
- 使い方を覚えること自体が、新しい仕事として増えてしまった
原因ははっきりしています。解決したい面倒が決まらないまま、道具だけを先に選んでいるからです。直したい場所を決めずに工具をそろえるのと同じで、そろえたあとに使いどころを探すことになります。
逆に、「毎週これに2時間かかっていて面倒だ」という仕事が1つ見つかれば、選ぶべき方法はかなり絞られます。だから最初に見るのは、ツールの機能ではなく自分の1週間です。
この記事も同じ順番で進みます。面倒な仕事を見つける → 10の仕事で自分の作業を探す → 改善方法を決める → 必要な記事へ進む。4つ目まで来れば、今日やることが決まります。
まず見直したい10の仕事
次の10は、業種を問わず発生しやすく、しかも見直しやすい仕事です。「入力・集計」「メール・対応」「書類・文章」「整理・確認」の4グループに分かれます。自分の作業がどこに当てはまるかを探しながら読んでください。
各項目は、起きやすい無駄と最初に確認することの2行で読めるようにしています。当てはまるものに印を付けながら進めてください。
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01データ入力
紙やメールに書かれている内容を、人がもう一度打ち込んでいる。
同じ情報を二度入力していないか。／データ入力を自動化する方法
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02集計
日次・月次のたびに、同じ計算を電卓やExcelでやり直している。
元データの持ち方を変えるだけで自動計算にできないか。
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03転記
Excelから会計ソフトへ、注文メールから受注表へ。すでにある情報を書き写している。
転記元と転記先が本当に2つ必要か。／Excel転記を自動化する方法
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04定型メール
見積の案内、入金のお礼、納品の連絡。毎回ほぼ同じ文面をゼロから書いている。
文面の何割が毎回同じか。／メール業務を自動化する方法
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05問い合わせ対応
営業時間、料金、駐車場。同じ質問に毎回その場で答えている。
1週間の質問を書き出して、上位3つが何か。／問い合わせ対応を仕組み化する
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06通知・リマインド
「あの件どうなった？」の確認や期日の連絡を、人が覚えていて送っている。
忘れたら困る連絡が、人の記憶に頼っていないか。
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07日報・報告書
書くのに30分、読まれるのは30秒。報告のための報告になっている。
その報告を、誰が何に使っているか。
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08文章作成
案内文、お知らせ、求人票。毎回ゼロから書き始めている。
過去に似た文章が残っていないか。／AIで業務効率化する方法
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09ファイル整理・書類探し
「あの見積書どこだっけ」と探す時間が、毎日少しずつ積み上がっている。
フォルダと名前の付け方のルールが決まっているか。
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10情報収集
競合の価格や業界ニュースを、なんとなく毎日見ている。
何のために、どのくらいの頻度で見る必要があるか。
「やめる・減らす・任せる・
自動化する」で判断する
見直す仕事が決まったら、次は扱い方を決めます。選択肢は4つだけです。
大事なのは順番です。やめる → 減らす → 任せる → 自動化するの順に検討します。いきなり自動化から考えると、本当はやめられる仕事をわざわざ仕組みに載せてしまいます。
1．やめる
最初に問うのは「そもそもこの作業は必要か」です。誰も読んでいない報告書、二重に取っている記録、慣習で続けている確認。やめれば、かかっていた時間はそのまま戻ってきます。
費用はゼロで、効果はいちばん大きいのがこのステップです。判断に迷うものは、まず頻度を半分にして様子を見る方法もあります。
2．減らす
やめられない仕事は、量を削ります。定型メールは文面を用意して貼り付けるだけにする、よくある質問はホームページに載せて聞かれる前に答える、承認や確認の回数を1回減らす。
ここもツールは要りません。やり方を変えるだけで軽くなる仕事は、思っているより多く残っています。
3．任せる
自分がやる必要のない仕事は、人か、すでにあるサービスへ渡します。予約受付は予約システム、記帳はクラウド会計、日程調整は調整ツール。専用の仕組みを作らなくても、多くはここで片づきます。
4．自動化する
ここまでで残った、毎回同じ手順を繰り返している仕事だけが自動化の対象です。問い合わせの一次対応、転記のつなぎ込み、通知の送信。対象が絞れているぶん、費用も設定の手間も小さく済みます。
次にやること
ここまでで、見直す仕事が1つと、その扱い方が決まっているはずです。あとは、いまの状態に合う記事へ進むだけです。
| いまの状態 | 次にやること | 読む記事 |
|---|---|---|
| 何が面倒なのか、まだ整理できていない | 1週間ぶんの作業を書き出して並べる | 業務棚卸しの無料フォーマット |
| 具体的な効率化の例を知りたい | 真似できるアイデアを1つ選ぶ | 個人事業主の業務効率化アイデア15選 |
| 使うツールを選びたい | 面倒な仕事から逆引きで比べる | 小さな会社の業務効率化ツール早見表 |
| 経理・請求まわりの手間が重い | 領収書と記帳の流れを見直す | 個人事業主の経理を楽にする方法 |
| AIを使えるか知りたい | 任せられる作業かどうかを確かめる | 個人事業主のAI活用例10選 |
どれから読んでも構いませんが、当てはまるものが複数あるなら、いちばん上から順に進めるのがおすすめです。何が面倒かが決まっていないうちにツールを選ぶと、最初の失敗パターンへ戻ってしまいます。
よくある質問
業務効率化は何から始めればいいですか？
ツールを選ぶ前に、自分の1週間の仕事を見て、時間がかかっている面倒な仕事を1つ決めます。この記事では、まず見直したい10の仕事から自分の作業を探し、やめる・減らす・任せる・自動化するの順に扱い方を決める流れで進めます。全部を効率化する必要はありません。まず1つ決めれば足ります。
先にツールを導入してはいけないのですか？
解決したい面倒が決まらないまま道具だけを先に選ぶと、契約したAIツールをどの仕事に使うか決まらないまま放置したり、多機能なシステムのほとんどの機能を触らないまま終わったりしがちです。「毎週これに2時間かかっていて面倒だ」という仕事が1つ見つかれば、選ぶべき方法はかなり絞られます。
なぜ「やめる・減らす・任せる・自動化する」の順番なのですか？
いきなり自動化から考えると、本当はやめられる仕事をわざわざ仕組みに載せてしまうためです。やめれば、かかっていた時間はそのまま戻ってきて、費用もかかりません。これからも続けると決めた仕事だけを、減らす・任せる・自動化するの順に検討します。
費用をかけずにできることはありますか？
あります。「やめる」と「減らす」はツールを使いません。誰も読んでいない報告書をやめる、定型メールは文面を用意して貼り付けるだけにする、よくある質問をホームページに載せて聞かれる前に答える、承認や確認の回数を1回減らすなど、やり方を変えるだけで軽くなる仕事は思っているより多く残っています。
自動化しないほうがよい仕事はありますか？
やめられる仕事です。自動化は、これからも続けると決めた仕事の手間を減らす方法です。続けるかどうかを決める前に仕組みを作ると、不要な作業が自動で回り続けます。