この記事では、自動化を検討しやすい業務を15個取り上げ、その作業が「今どうなっているか」と「仕組みに任せるとどう変わるか」を並べて紹介します。読み終えたときに、まず減らす作業を1つ選べる状態を目指します。
自動化しやすい業務には共通点がある
ここでいう自動化とは、人が行っていた作業の一部を仕組みに任せることです。すべてを機械へ置き換える必要はありません。
自動化しやすい仕事には、主に次の3つの特徴があります。
- 手順が決まっている
- 繰り返し発生する
- 人の判断が少ない
たとえば、「毎朝、同じ画面を開いて数字を確認し、同じ表へ入力する」という仕事なら、手順が毎回ほぼ同じで、毎日発生し、数字を移すだけで判断が少ない、という3つの条件に当てはまります。
逆に、3つのうち1つも当てはまらない仕事は、自動化の効果が出にくい作業です。自分の仕事がどちらに近いかを先に判断したい場合は、定型業務と非定型業務の見分け方を参考にしてください。
自動化できる業務15選
ここからは具体的な業務を見ていきます。それぞれ、今の状態と仕組みに任せたあとの状態を並べました。手をつける作業を選ぶときの目安にしてください。
データ入力
紙の伝票、メール、FAXなどの内容を、Excelや管理システムへ手入力する作業です。売上、顧客情報、在庫、勤怠など、さまざまな場面で発生します。
- 今の作業
- 届いた紙やPDFを見ながら、同じ項目を画面へ打ち込んでいる
- 自動化すると
- 最初からデータの形で受け取り、確認するだけで済む
方法の例
- 紙をスキャンして文字データへ変換する
- 受付を入力フォームへ変更する
- CSVでまとめて取り込む
- システム同士を連携する
まずは、「そもそも手入力する前に、データの状態で受け取れないか」を考えるのが基本です。入力元が紙やPDFで固定されている場合は、データ入力を自動化する5つの方法で入口別のやり方を確認してください。
転記作業
注文メールから受注表へ、Excelから会計ソフトへ、システムAからシステムBへ、同じ情報を書き写す作業です。「Aのこの項目をBのこの場所へ移す」というルールが決まっていれば、判断が入りにくく自動化しやすい業務です。
- 今の作業
- 2つの画面を行き来しながら、同じ内容を手で書き写している
- 自動化すると
- 決めたルールで項目が移り、写し間違いが起きない
方法の例
- CSVの取り込み機能を使う
- ノーコード連携でサービス同士をつなぐ
- スクリプトで転記処理を行う
- 専用ツールで複数システムをつなぐ
Excel内やExcel同士の転記が中心なら、関数・Power Query・VBA・RPAの使い分けから自分に合う方法を選べます。
集計・レポート作成
日次売上、月次レポート、来客数、勤怠、在庫などの数字を集め、計算してまとめる作業です。計算方法や集計条件が決まっていることが多いため、自動化しやすい業務です。
- 今の作業
- 月末に数字を集め直し、電卓や手作業で合計を出している
- 自動化すると
- 日々の入力がそのまま集計され、いつ見ても最新の数字が出ている
方法の例
- Excelやスプレッドシートの関数
- ピボットテーブル
- 自動集計できるダッシュボード
- スクリプトによる定期集計
集計を自動にすると、数字を見る回数が増えます。作業が減るだけでなく、判断の材料が早く手に入る点も効果です。
定型メールの作成・送信
資料請求の受付、予約の確認、請求書の送付案内など、毎回ほぼ同じ文面で送っているメールです。
- 今の作業
- 過去のメールを探して開き、宛名と日付を直して送っている
- 自動化すると
- テンプレートを呼び出すだけ、または受付の案内は自動で返る
方法の例
- テンプレート（定型文）を登録する
- 署名や決まり文句を登録しておく
- 送信日時を予約する
- 受付完了だけを自動返信にする
まずは人が確認して送る形から始め、文面と条件が安定してから自動送信へ広げると安全です。振り分けや通知まで含めて整理したい場合は、メール業務を自動化する方法で全体の流れを確認できます。
予約確認・リマインド通知
来店予約、面談、納品日など、日時が決まっている予定の確認連絡です。忘れられると当日の損失につながるため、手作業で続けている方も多い業務です。
- 今の作業
- 前日に予定表を見ながら、1件ずつ確認の連絡をしている
- 自動化すると
- 予約が入った時点で、案内とリマインドの送信が決まっている
方法の例
- 予約サービスの自動通知機能
- カレンダーの通知と連携する
- 前日・当日のメールを自動送信する
問い合わせの一次対応
「受け取りました」「担当から連絡します」という最初の返信と、内容の記録・共有です。回答そのものではなく、受付の部分だけを切り出せます。
- 今の作業
- 問い合わせのたびに受付の返信を書き、内容を担当へ伝えている
- 自動化すると
- 受付の案内が自動で返り、内容は記録と通知に回っている
方法の例
- フォームで必要事項を先に受け取る
- 受付完了の自動返信を設定する
- 内容をスプレッドシートへ記録する
- 担当者へ通知を飛ばす
具体的な回答まで自動にすると、かえって印象を損ねます。受付と記録までを自動にする構成は、問い合わせ対応を自動化する方法で詳しく扱っています。
日報・報告書の作成
書く項目が決まっている報告です。文章の体裁を毎回ゼロから整えている場合は、見直す価値があります。
- 今の作業
- 白紙の状態から、毎回同じような文章を書き起こしている
- 自動化すると
- 決まった項目を入力すれば、体裁の整った報告になる
方法の例
- 入力フォームで項目を固定する
- 報告書のテンプレートを用意する
- 数字の部分を自動集計にする
- AIに下書きを作らせ、人が直す
請求書・見積書の作成
取引先、品目、単価、税率が決まっていれば、書類そのものは生成できます。手作業が残りやすいのは、前回ファイルの複製と手直しです。
- 今の作業
- 前回のファイルを複製し、宛名・日付・金額を手で直している
- 自動化すると
- 登録済みの取引先と単価から書類が作られ、送付まで続けられる
方法の例
- 請求・見積に対応したサービスを使う
- テンプレートへ取引データを差し込む
- 見積から請求へ内容を引き継ぐ
- 送付と入金予定を同じ画面で管理する
入金確認・消込
請求した金額が入金されたかを確認し、消し込む作業です。件数が増えるほど時間がかかり、見落としも起きやすくなります。
- 今の作業
- 通帳や明細を見ながら、請求書と1件ずつ照合している
- 自動化すると
- 入金明細が自動で取り込まれ、金額が一致した分が候補として並ぶ
方法の例
- 口座・カードを会計サービスと連携する
- 請求データと入金データを突き合わせる
- 一致しなかった分だけを一覧にする
すべてを自動で消し込むのではなく、一致しなかった分だけを人が見る形にすると、確認する件数を大きく減らせます。
ファイル整理・バックアップ
見積書、写真、契約書などの保存と整理です。作業そのものは短くても、探す時間が積み上がりやすい業務です。
- 今の作業
- そのつど保存先を決め、思い出したときにコピーしている
- 自動化すると
- 決めた場所へ自動で保存され、変更履歴も残っている
方法の例
- クラウドストレージの同期機能を使う
- ファイル名の付け方を先に決める
- メールの添付ファイルを自動で保存する
- 定期バックアップを設定する
SNS投稿の作成・予約投稿
営業時間の案内、新商品、イベント告知など、事前に決められる投稿です。思いついた日に作るほど、投稿が途切れやすくなります。
- 今の作業
- 投稿したい日に、その場で文章と画像を用意している
- 自動化すると
- まとめて作った投稿が、決めた日時に公開される
方法の例
- 予約投稿機能を使う
- 投稿カレンダーで前月にまとめて作る
- 複数のSNSへ同時に投稿する
- AIに文章案を作らせ、人が整える
情報収集・競合チェック
業界のニュース、価格の動き、同業の発信などを見て回る作業です。習慣になっている分、時間が計算されにくい業務でもあります。
- 今の作業
- 関係しそうなサイトを毎日巡回し、必要な情報を探している
- 自動化すると
- 条件に合う情報だけが自分のところへ届く
方法の例
- キーワードの通知アラートを登録する
- 更新情報をまとめて受け取る
- 検索条件を保存しておく
- 長い記事をAIに要約させる
文章作成のたたき台づくり
案内文、説明文、ブログ、募集要項などの下書きです。完成品を任せるのではなく、書き出しを作る部分だけを任せます。
- 今の作業
- 白紙の画面の前で、書き出しが決まらず時間が過ぎる
- 自動化すると
- たたき台がある状態から、直す作業として始められる
方法の例
- AIに構成と下書きを作らせる
- よく使う型をテンプレート化する
- 過去の原稿を部品として再利用する
公開する文章は、事実確認と言い回しの調整を人が行う前提で使ってください。
日程調整
打ち合わせや面談の候補日を出し、相手の都合を聞き、確定を連絡するやり取りです。1件あたりのメール往復が多い業務です。
- 今の作業
- 候補日を出し、返信を待ち、決まったら改めて連絡している
- 自動化すると
- 空き時間から相手が選び、予定表に登録される
方法の例
- 日程調整サービスで空き時間を共有する
- 予約ページのURLを案内に載せる
- 確定した予定をカレンダーへ自動登録する
勤怠・シフトの記録と共有
出退勤の記録、集計、シフトの共有です。人数が少なくても、月末にまとめて処理すると負担が集中します。
- 今の作業
- 紙やメールで集めた勤務時間を、月末に表へ入力し直している
- 自動化すると
- 打刻がそのまま集計され、シフトの共有までつながる
方法の例
- 勤怠サービスで打刻から集計までつなぐ
- スプレッドシートで入力を1か所にまとめる
- シフト表を自動で配信する
自動化に向かない業務もある
すべての仕事を自動化する必要はありません。むしろ、無理に仕組みへ任せると、確認作業が増えたり、対応が不自然になったりします。
自動化を検討しやすい
- 手順が決まっている
- 繰り返し発生する
- 人の判断が少ない
慎重に考えたい
- 人の判断が中心の仕事
- 発生頻度が低い仕事
- 手順がまだ決まっていない仕事
- 人との関係づくりが重要な仕事
人の判断が中心の仕事
クレーム対応、価格交渉、採用面接、個別相談、例外的な判断などです。相手や状況によって正解が変わる仕事は、人が担当した方がよい場合があります。
発生頻度が低い仕事
年に1〜2回しか発生しない作業では、自動化の仕組みを作る手間の方が大きくなることがあります。手順書を1枚用意しておく方が現実的です。
手順がまだ決まっていない仕事
人によってやり方が違う場合は、自動化より先に業務手順を整理した方が進めやすくなります。決まっていない手順を仕組みへ写すと、その迷いごと固定されてしまいます。
人との関係づくりが重要な仕事
個別のお礼や相談など、相手との関係そのものに価値がある仕事まで機械的に自動化すると、かえって印象を損ねる場合があります。
自動化の方法は1つではない
自動化というと「AI」や「専用システム」を思い浮かべるかもしれませんが、方法はそれだけではありません。減らしたい作業に対して、費用と手間の小さい方から検討します。
METHOD
- 既製ツール・SaaS 予約、会計、勤怠、日程調整など、一般的な業務
- AI 文章作成、要約、分類、回答案などの補助
- ノーコード連携 複数のツールをつなぐ作業。転記や通知の自動化
- スクリプト Excelやスプレッドシートの細かな処理を自分のルールに合わせる
- 専用ツール 既製サービスや既存機能では業務に合わない場合
1．既製ツール・SaaS
予約、会計、勤怠、日程調整のように、多くの事業者が同じように行っている業務は、すでにサービスが用意されています。既製サービスで十分なら、まずそこから検討するのが現実的です。
2．AI
文章のたたき台、要約、分類、回答案づくりなど、内容を読まないと判断しにくい作業の補助に向いています。結果の確認は人が行う前提で使います。
3．ノーコード連携
「フォームに入力されたら、表へ記録して、担当へ通知する」のように、複数のサービスをつなぐ処理で使いやすい方法です。転記や通知の自動化はここに当たります。
4．スクリプト
Excelやスプレッドシートの細かな処理を、自分のルールに合わせて自動化したい場合に使います。既製機能では届かない部分だけを補う使い方が基本です。
5．専用ツール
専用ツールが常に最適とは限りません。目的は、ツールを導入することではなく、面倒な作業を減らすことです。
最初の1つを選ぶための3ステップ
15個すべてを同時に改善する必要はありません。まずは1つだけ選びます。
MERVELTA POINT
まず減らす作業を1つ決める
- 「面倒」を書き出す 「またこの作業か」と感じた仕事を1週間メモ
- 頻度・時間・手順 3つに当てはまるものほど最初の候補に向く
- 1つだけ小さく試す 続けられそうなら次へ広げる
ステップ1：1週間の「面倒」を書き出す
「またこの作業か」と感じた仕事をメモします。細かく時間を測る必要はありません。感じた回数がそのまま頻度の目安になります。
ステップ2：頻度・時間・手順を見る
書き出した作業について、次の3つを確認します。
- 何度も発生するか
- ある程度時間を取られているか
- 手順を人に説明できるか
3つに当てはまるものほど、最初の候補に向いています。
ステップ3：1つだけ小さく試す
一度に複数の業務を変えると、どの変更が良かったのか分かりにくくなります。まず1つ試し、使い続けられそうなら次へ広げます。
選んだ作業をどう仕組みにするかは、繰り返し作業を自動化する5ステップで、対象選定から確認・改善までの手順をたどれます。
よくある質問
プログラミングの知識がなくても自動化できますか？
プログラミングを使わずに始められる自動化もあります。
テンプレート化、入力フォームでの受付、表計算ソフトの関数、既製サービスの予約・請求機能などが代表例です。
自分の業務に合わせた細かい処理が必要になったときだけ、スクリプトや専用ツールを検討します。最初からプログラミングを前提にする必要はありません。
どの業務から手をつけるのがおすすめですか？
3つの特徴がそろう作業からがおすすめです。
手順が決まっている、繰り返し発生する、人の判断が少ない、の3つです。この記事の15業務では、データ入力、転記作業、集計・レポート作成が当てはまりやすい作業です。
逆に、金額や契約に関わる判断を含む作業は、仕組み化しても最後の確認を人に残してください。
自動化にはどのくらい費用がかかりますか？
費用は方法によって大きく異なります。
テンプレート化、入力フォーム、表計算ソフトの関数、すでに契約しているサービスの標準機能を使う方法なら、追加費用なしで始められる場合もあります。
一方、外部サービスの契約や専用開発が必要になるケースもあります。まずは「なくす・簡単にする・既製ツールで解決する」といった低コストな方法から確認するのがおすすめです。
自動化したあと、人の確認はどこまで必要ですか？
間違えたときの影響が大きい作業ほど、確認を残します。
金額、契約、顧客へ直接届く文面、社外へ公開される内容は、仕組みが下書きまで作り、送信や確定は人が行う形が安全です。
反対に、ファイルの保存先を分ける、社内向けの通知を送るといった作業は、間違えても取り返しがつくため確認を省いても問題になりにくいでしょう。
AIに業務を任せても大丈夫ですか？
AIへすべて任せるのではなく、人が確認できる工程で使うのが基本です。
たとえば、文章のたたき台、要約、回答案、アイデア出しなどです。
顧客へ直接送る内容や、数字・契約・重要な判断を含む内容は、人による確認を残しておきましょう。
まとめ：自動化は「小さな定型作業」から始める
すべての仕事を自動化する必要はありません。人による判断や関係づくりが重要な仕事は、人が担当してかまいません。
方法も1つではありません。既製ツールで解決できるならそれを使い、それでも残る面倒にAI・ノーコード連携・スクリプト・専用ツールを検討します。