そんな状態のまま、情報だけを集めている方もいるのではないでしょうか。
先に、この記事の結論をお伝えします。
そのうえで不要な工程をなくし、簡単にできるものを簡単にしてから、その作業に合う方法を選びます。
この記事では、次の5ステップを扱います。
- 自動化する作業を1つ選ぶ
- 作業を4つの要素に分解する
- 自動化の前に「なくす・簡単にする」
- 一番シンプルな方法を選ぶ
- 小さく試し、例外は人が確認できる形にする
目的は、最新ツールを導入することではありません。
毎日の面倒な作業を、できるだけシンプルな方法で減らすことです。
なぜツール選びから始めない方がいいのか
自動化を考え始めると、多くの場合、最初に出てくるのは手段の名前です。
- AI
- RPA
- 自動化サービス
- ノーコードツール
どれも便利な手段ですが、手段から先に考えると、自分の仕事に合っているかどうかを判断できません。
たとえば「RPAを入れたい」と考えても、対象の作業がフォームで受け取れる情報だけで完結するなら、RPAを使わずに解決できることがあります。
反対に、毎回内容が少しずつ変わる文章を書く作業なら、決まった操作を繰り返す仕組みだけでは足りません。
そこで、考える順番を分けます。
先に決めるのは「何を自動化するか」で、「何を使うか」は後から決めます。
作業の中身が分かっていれば、選べる方法は自然に絞られます。
逆に、作業の中身があいまいなままツールを決めると、導入したあとで「思っていた作業に使えない」となりやすくなります。
ここからは、実際に手を動かす5ステップを順番に見ていきます。
- 作業を1つ選ぶ 小さく始める
- 作業を分解する 手順を見える化する
- なくす・簡単にする 不要な工程を減らす
- 方法を選ぶ シンプルな手段を選ぶ
- 小さく試す 確認しながら広げる
ステップ1｜自動化する作業を1つ選ぶ
最初にやることは、ツールを探すことではありません。
「また同じことをやっている」と感じる仕事を探すことです。
たとえば、次のような作業です。
- データ入力
- コピー＆ペースト
- Excelへの転記
- 集計
- 定型メールの送信
- 問い合わせ内容の記録
- リマインドの連絡
- 同じWebサイトの確認
1回あたりは数分でも、毎日繰り返していれば、それだけ時間を使っています。
もっと多くの候補を見たい場合は、自動化できる業務15選で紹介している具体例もあわせて確認してみてください。
最初の1つは、次の観点で選ぶ
書き出した中から1つ選ぶときは、次の4点で見ます。
- 頻度が高い
- 手順が決まっている
- 人の判断が少ない
- 問題が起きても人が確認して戻せる
特に4つ目が大切です。
最初の1つは、間違いに気づいたときに人がやり直せる作業から選びます。
そのため、重要な契約の判断や、金額の最終確定といった仕事は、最初の自動化候補には向きません。
こうした仕事を扱わないという意味ではなく、順番として後に回す、という意味です。
ここでは1つだけ選びます。複数を同時に進めると、どこで問題が起きたのか分からなくなります。
ステップ2｜作業を4つの要素に分解する
選んだ作業を、次の4つに分けて書き出します。
| 要素 | 確認すること |
|---|---|
| きっかけ | 何が起きると作業が始まる？ |
| 処理 | 具体的に何をしている？ |
| 完成形 | 何ができれば終わり？ |
| 判断 | どこで人が考える？ |
例：注文メールを受注表へ転記する
実際に分解してみます。
きっかけ
注文メールが届く。
処理
完成形
受注表へ登録され、必要な返信が完了している状態。
判断
- 在庫が足りない
- 注文内容に不備がある
- 商品を特定できない
- 特別な要望が書かれている
ここまで書き出すと、毎回同じ部分と、そのつど考えている部分が分かれます。
受注表への入力や受付メールの送信は、毎回ほぼ同じ手順です。
一方、在庫不足や特別な要望への対応は、そのつど考えています。
そのため、仕事全体を丸ごと自動化するのではなく、
定型部分を仕組みに任せ、例外だけ人が判断する
という形を目指します。
自動化設計シートで書き出してみる
4つの要素に慣れてきたら、次の項目まで書き出しておくと、方法を選ぶときに迷いにくくなります。
紙でも、Excelやスプレッドシートでも構いません。
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 作業名 | 何を繰り返している？ |
| 頻度 | 毎日・毎週・毎月？ |
| きっかけ | 何が起きると始まる？ |
| 入力情報 | 何の情報を使う？ |
| 処理 | 具体的に何をしている？ |
| 完成形 | 何ができれば終了？ |
| 人の判断 | どこで人が考える？ |
| 例外 | 普段と違うケースは？ |
| 確認 | 最後に誰が何を見る？ |
すべての項目を埋められなくても構いません。
書けない項目があること自体が、その作業のどこがまだ決まっていないかを教えてくれます。
ステップ3｜自動化の前に「なくす・簡単にする」
分解できたら、すぐにツールを探したくなります。
その前に確認したいことがあります。
その工程は、そもそも必要でしょうか。
まず「なくせないか」を考える
次のような工程は、なくせる場合があります。
- 使っていない記録
- 同じ内容の二重入力
- 慣習だけで続けている確認
- 複数の場所への重複保存
不要な工程をそのまま自動化すると、不要な作業を速く繰り返す仕組みができてしまいます。
なくす・簡単にするという順番については、中小企業の業務効率化は何から始めるかを整理した記事でも詳しく扱っています。
次に「簡単にできないか」を考える
先ほどの注文メールの例で考えてみます。
メールで注文を受けている場合、作業は次のようになります。
メールの書き方は人によって違うため、「読む」「情報を探す」の部分に手間がかかります。
ここで、受け取り方そのものを変えてみます。
氏名・商品・数量が最初から項目ごとに分かれていれば、読み取る工程が減ります。
高度なツールを使う前に、
仕事の入口を整えるだけで、作業そのものが小さくなることがあります。
入口を整えてから残った作業が、次のステップで自動化を検討する対象になります。
ステップ4｜一番シンプルな方法を選ぶ
ここでようやく、方法を選びます。
代表的な選択肢を並べます。
| 方法 | 例 | 向いている処理 |
|---|---|---|
| 今ある機能 | メール定型文、表計算の関数、通知 | 単純な定型作業 |
| 既製ツール | フォーム、予約、会計 | よくある業務 |
| ノーコード連携 | サービス間の連携 | 転記・通知・記録 |
| AI | 下書き、要約、分類、回答案 | 内容が毎回少し変わる処理 |
| RPA | PC上の定型操作 | 他の方法で連携しにくい操作 |
| スクリプト・専用ツール | 独自処理 | 既製サービスでは合わない業務 |
この表は、優劣のランキングではありません。
下にあるほど高度、という意味でもありません。
選ぶときの基準は1つです。
簡単な方法で解決できるなら、必要以上に複雑にしない。
たとえば、毎回同じ文面のメールを送っているだけなら、定型文の登録で足りることがあります。
フォームの回答を表へ記録したいだけなら、フォームと表計算サービスの標準機能で完結する場合もあります。
複雑な仕組みほど、作るときだけでなく、後から直すときにも手間がかかります。
迷ったときは、いま使っているツールの機能から確認してみてください。
ステップ5｜小さく試し、例外は人が確認する
方法を決めたら、いきなり全部を置き換えないようにします。
まずは、一番小さい範囲だけを動かします。
この状態でしばらく運用し、
- 記録された内容が正しいか
- 抜けている項目がないか
- 確認の手間が増えていないか
を見ます。
問題がなければ、範囲を広げます。
最初から4工程まとめて作ると、うまく動かなかったときに原因を探しにくくなります。
例外が起きたときの動きも決めておく
自動化でつまずきやすいのは、正常なときの流れではありません。
普段と違うことが起きたときです。
そのため、次のような取り決めを先に作っておきます。
特に大切なのは、エラーのときにそのまま処理を続けないことです。
間違ったデータを登録し続けるより、止めて知らせる方が、後の手直しが少なくなります。
ここで目指しているのは、
「人が何も見なくなること」ではありません。
毎回同じ作業を仕組みに任せ、人は必要な確認や判断に集中することです。
自動化しない方がよい仕事もある
すべての繰り返し作業を自動化する必要はありません。
次のような仕事は、無理に仕組み化しない方がよい場合があります。
- 人の判断が結果を大きく左右する
- 例外が多く、毎回条件が変わる
- 発生頻度が低く、作る手間の方が大きい
- そもそも、その作業自体が必要ない
どの仕事が自動化に向いていて、どの仕事が向いていないかは、定型業務とは何かと、自動化しやすい仕事・向かない仕事を整理した記事で詳しく解説しています。
繰り返し作業の自動化でよくある失敗
1．ツールを先に決める
使いたい手段から入ると、作業の中身に合わない方法を選びやすくなります。先に決めるのは、何を自動化するかです。
2．最初から全部を自動化する
工程をまとめて置き換えると、問題が起きたときにどこが原因か分からなくなります。1工程ずつ広げます。
3．例外を考えていない
普段と違うデータが来たときの動きを決めていないと、間違ったまま処理が進みます。止めて知らせる形を用意しておきます。
4．作った人しか分からない
設定の内容や条件が共有されていないと、担当者が変わったときに直せなくなります。設計シートを残しておくと引き継ぎやすくなります。
一人で仕事を回している場合の考え方は、個人事業主の業務効率化アイデア15選もあわせて参考にしてみてください。
よくある質問
プログラミングの知識がなくても自動化できますか？
必ずしも必要ではありません。
いま使っているメールソフトや表計算ソフトの機能、フォーム、既製の業務ツールだけで解決できる作業もあります。
一方、自社特有の条件が多い場合や、複数のシステムをつなぐ場合は、専門的な知識が必要になることもあります。
まずは、いま使っている機能で解決できないかを確認してから、複雑な方法を検討するとよいでしょう。
RPA・ノーコード・AIはどう使い分けますか？
処理の性質によって変わります。
目安としては、次のような整理ができます。
- ノーコード連携：サービス間の転記・通知・記録
- RPA：他の方法で連携しにくいPC上の定型操作
- AI：内容が毎回少し変わる文章の下書きや分類
ただし、どれを使うかを先に決める必要はありません。
作業を分解したあとで、一番シンプルに実現できる方法を選びます。
自動化にはどのくらい費用がかかりますか？
選ぶ方法によって大きく変わります。
いま契約しているサービスの標準機能を使う場合、追加費用が発生しないこともあります。
一方、専用ツールの導入や独自開発を行う場合は、初期費用や月額費用が必要になります。
具体的な金額は、対象の作業・利用中のサービス・必要な連携先によって変わるため、一律には示せません。
まず追加費用のかからない方法で試し、必要になった段階で有料の方法を検討する進め方があります。
一部だけ自動化しても意味がありますか？
意味があります。
多くの仕事は、定型的な工程と、人が判断する工程が混ざっています。
そのため、丸ごと置き換えるより、毎回同じ部分だけを切り出す方が現実的です。
転記や記録のような工程を仕組みに任せられれば、その分、確認や判断に時間を使えるようになります。
自動化したあとも人の確認は必要ですか？
作業によります。
金額の確定、顧客への正式な連絡、発注や契約など、間違えたときの影響が大きい処理では、人の確認を残した方がよいケースがあります。
また、例外やエラーが起きたときに気づける形になっているかも確認しておきます。
確認をなくすことより、確認しやすくすることを目指す方が、無理なく続けられます。
まとめ｜最新ツールより、シンプルに減らすこと
繰り返し作業の自動化は、次の5ステップで進めます。
- 繰り返している作業を1つ選ぶ
- 作業を細かく分解する
- なくす・簡単にする
- 一番シンプルな方法を選ぶ
- 小さく試し、例外は人が確認する
大切なのは、順番です。
ツールを選ぶ前に、何を自動化するかを決めます。
そして、自動化する前に、その作業をなくせないか、簡単にできないかを考えます。
目的は、最新ツールを導入することではありません。
毎日の面倒な作業を、できるだけシンプルな方法で減らすことです。
まず今日、「またこれか」と感じる作業を1つ書き出し、自動化設計シートで分解してみてください。